Så hanterar vi dina personuppgifter
Dataskyddsförordningen (GDPR) gäller för all behandling av personuppgifter från och med den 25 maj 2018. Lagen ska skydda den enskildes integritet vid behandling av personuppgifter.
Hitta på sidan
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Som exempel kan nämnas namn, personnummer, fotografier, ljudupptagningar med mera.
Kalmarsunds gymnasieförbund behandlar olika personuppgifter i samband med myndighetsutövning men även för andra syften, till exempel låneregister på biblioteket, register för löneadministration, elevregister, register för olika typer av ansökningar och bidrag med mera.
På Kalmarsunds gymnasieförbund ser vi till att dina personuppgifter behandlas på ett säkert och korrekt sätt, bland annat ska personalen alltid iaktta riktlinjer för IT-säkerhet och e-post- och internetpolicyn i samband med behandling av personuppgifter. Nedan finns information om vilka bestämmelser som gäller när Kalmarsunds gymnasieförbund behandlar dina personuppgifter. Saknar du information om hur dina personuppgifter behandlas kontakta förbundskansliet.
1. Laglig grund
Dina personuppgifter behandlas bara om det finns laglig grund. Inom Kalmarsunds gymnasieförbund är en vanligt förekommande laglig grund att personuppgifterna måste behandlas för att fullgöra en uppgift av allmänt intresse samt i myndighetsutövning. Andra rättsliga grunder är om personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal, om det finns en rättslig förpliktelse, för att skydda den registrerades grundläggande intressen eller samtycke.
2. Informationsskyldighet
Alla som behandlar personuppgifter har en skyldighet att informera den registrerade om den behandling som utförs.
Du har rätt att få veta för vilket ändamål dina personuppgifter kommer att behandlas, med vilken laglig grund Kalmarsunds gymnasieförbund behandlar uppgifterna och hur länge dina personuppgifter kommer sparas.
Då handlingar hos Kalmarsunds gymnasieförbund omfattas av offentlighetsprincipen styr arkivlagen och dokumenthanteringsplaner hur länge dina personuppgifter sparas i olika fall.
Om personuppgifterna har inhämtats från någon annan har du även rätt att veta från vem uppgifterna hämtats och vilka personuppgifter som behandlas.
I de fall personuppgifterna kommer lämnas vidare till någon annan och eller föras över till tredje land har du rätt att få veta detta.
Du har också rätt att få veta om Kalmarsunds gymnasieförbund anlitar ett personuppgiftsbiträde som har tillgång till dina personuppgifter. Biträdet får inte använda personuppgifterna i strid med vad Kalmarsunds gymnasieförbund har bestämt.
Information enligt ovan om hur dina personuppgifter behandlas i olika situationer lämnas i de fall det är möjligt i samband med att Kalmarsunds gymnasieförbund tar del av dina personuppgifter.
3. Rättigheter
Om de personuppgifter som behandlas om dig är felaktiga har du rätt att begära rättelse.
Om behandlingen grundar sig på samtycke har du rätt att ta tillbaka samtycket.
I vissa fall föreligger också rättigheterna radering, dataportabilitet, begränsning och invändning.
Du har rätt att ge klagomål till Integritetsmyndigheten (IMY) som är tillsynsmyndighet.
Du har rätt att begära ett registerutdrag från Kalmarsunds gymnasieförbund med information om de behandlingar av dina personuppgifter som förekommer.
Kalmarsunds gymnasieförbunds dataskyddsombud
Behandling vid mottagande och erbjudande av plats inom Kalmarsunds gymnasieförbund
Vid mottagande och erbjudande av plats i gymnasieskola, anpassat gymnasium och vuxenutbildning samlar vi in personuppgifter från Skatteverket i form av elevers och vårdnadshavares namn, adress och personnummer. Ansökningshandlingar sparas så länge de är aktuella.
Vid överlämning från grundskola till gymnasieskola behandlas personuppgifter i form av namn och personnummer samt i förekommande fall pedagogisk, social, medicinsk och psykologisk utredning.
Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.
1. Elevadministration
För elevadministrativa ändamål samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av elevers och vårdnadshavares namn, personnummer och adress. Vi behandlar också namn, personnummer, adress och telefonnummer till föräldrar som inte är vårdnadshavare. Vidare behandlas uppgifter om vilken skola, årskurs, program och klass eleven går i, eventuella studieavbrott samt om eleven läser modersmål. Uppgifterna behövs bland annat för att utforma scheman, ta fram klasslistor, sätta betyg och kontakta hemmet vid behov. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Vi har en rättslig skyldighet att lämna ut vissa uppgifter till andra myndigheter.
Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.
1.1 Utbetalning till andra huvudmän
Personuppgifter på ungdomar mellan 16-19år registreras i våra system för att fullfölja utbetalning av interkommunal ersättning till huvudmän utanför Kalmarsunds gymnasieförbund. Personuppgifter som behandlas är namn, personnummer, adress, skola, program, årskurs och klass eleven går i. Vi sparar uppgifter om interkommunal ersättning i 7 år.
Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.
1.2 Ansökningar av olika bidrag
För att avgöra om en elev har rätt till bidrag behandlas personuppgifter. Bidrag kan till exempel vara resebidrag eller inackorderingstillägg. Personuppgifter behandlas i form av namn, personnummer, folkbokföringsadress, telefonnummer, inackorderingsadress, skola, program, årskurs, klass, orsak till ansökan, vårdnadshavares namn och personnummer samt bank och kontonummer. Uppgifterna sparas i 7 år.
Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.
1.3 Systematiskt kvalitetsarbete
Vi behandlar personuppgifter vid resultatuppföljningar i form av namn, klass, resultat på nationella prov, betyg, omdömen, beslut om åtgärdsprogram eller särskilt stöd. På huvudmannanivå behandlas personuppgifter på individnivå för att presentera statistik på aggregeradnivå.
Uppföljning sker av elevernas betyg på respektive skolenhet. Syftet är att få underlag till förbättringar av undervisningen och hela elevhälsaprocessen.
Uppgifterna gallras när de inte längre är aktuella.
Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.
1.4 Skolskjuts
Vid ansökan om och utförande av skolskjuts inom gymnasium och anpassat gymnasium behandlas personuppgifter i form av namn, adress, skola, personnummer, vårdnadshavare och uppgifter om hälsa. Behandlingen är nödvändig för att avgöra om en elev har rätt till skolskjuts. Ansökan och beslut gallras efter 2 år. Uppgifter om namn, adress, skola, kontaktuppgifter till vårdnadshavare samt eventuella hjälpmedel (till exempel rullstol) lämnas ut till den leverantör som utför skolskjutsen. Fakturor från leverantören innehåller uppgifter om namn på elever som har skjutsats, vilket datum samt mellan vilka adresser. Fakturor sparas i 7 år.
Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.
1.5 Specialkost
Listor med elever som har specialkost finns på skolorna och sparas så länge eleverna finns kvar på skolan. Uppgifterna lämnas ut utanför skolan om det behövs i samband med till exempel skolresa där annan än skolan står för maten.
Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.
2. Elevhälsa
Skolsköterska, skolläkare och psykolog för journaler över den vård som ges till elever. Journalerna innehåller uppgifter om namn, adress, personnummer och namn på vårdnadshavare som samlas in från vår elevdatabas. Uppgifter om hälsa samlas in från skola, elev och vårdnadshavare. Journaler har stort forskningsvärde och arkiveras för all framtid. Arkiveringen sker 3 år efter avslutade studier. Alla givna vaccinationer i det allmänna vaccinationsprogrammet för barn rapporteras till ett nationellt vaccinationsregister vid Folkhälsomyndigheten. Behandlingen sker med stöd av HSL och patientdatalagen.
Laglig grund: rättslig skyldighet/myndighetsutövning.
2.1 Ärenden om kränkande behandling och trakasserier
Skolans personal har en skyldighet att anmäla till rektor om en elev anser sig vara utsatt för kränkande behandling. Rektor har en skyldighet att i sin tur anmäla det till huvudmannen och att utreda händelsen. I samband med en sådan händelse behandlas personuppgifter om de inblandade eleverna i form av namn, födelsedatum, årskurs och klass samt vad som skett i det aktuella fallet. Rör det sig om trakasserier behandlas vilken diskrimineringsgrund som är tillämplig. Uppgifter bevaras i 3 år och lämnas därefter till Kalmar kommuns arkiv.
Laglig grund: Rättslig skyldighet/myndighetsutövning.
2.2 Dokumentation om elever
I förekommande fall behandlas ytterligare personuppgifter om elever i form av bl.a. orosanmälningar, utredningar och beslut i ärenden om disciplinära åtgärder, utredningar och beslut i klagomålsärenden, egenvårdsplaner och incidentrapporter. Dessa uppgifter bevaras för all framtid. Vidare behandlas personuppgifter i form av byte av studieväg, språkval, byte av kurs, praktik etc. Dessa uppgifter gallras när de inte längre behövs.
Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.
3. Undervisning
Inom Kalmarsunds gymnasieförbund används olika plattformar för dagligt pedagogisk och administrativt arbete. Där behandlas personuppgifter i form av elevens namn och personnummer, vårdnadshavares namn och kontaktuppgifter, skola, årskurs och klass. Uppgifterna hämtas från vår elevdatabas. Dessutom behandlas uppgifter om schema, frånvaro, betyg, omdömen, ämnesmatriser med koppling till mål i de olika ämnena, skriftliga individuella utvecklingsplaner och studieplaner samt resultat på nationella prov. Syftet med behandlingen är att sätta betyg, registrera frånvaro, följa upp elevernas kunskapsutveckling samt kommunikation mellan lärare, elever och vårdnadshavare. Uppgifterna gallras när de inte längre behövs av läraren för att sätta betyg/omdöme.
Inom undervisning används olika former av digitala läromedel. Det kan till exempel handla om appar och program där elever får interaktiva övningar. För att skapa konton behandlas personuppgifter i form av namn, klass och e-postadress. Olika läromedel används på olika program och årskurser.
Inom undervisningen används också plattformar för att genomföra digitala prov och uppgifter. Namn, e-postadress och resultat på prov och uppgifter behandlas för detta ändamål. Uppgifterna gallras när de inte längre behövs.
Alla elever/personal har tillgång till redskap för bland annat skapande av texter och presentationer, mejl, kalender m.fl. som lagras i digital molntjänst. Verktygen används enbart i pedagogiskt syfte och för kommunikation och planering kring skolarbetet. I systemen behandlas personuppgifter i form av namn och födelsedata, e-post samt sparade dokument och arbeten. Konton och material raderas när eleven/personal slutar skolan/tjänst.
Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.
3.1 Stöd till elever
Vi behandlar personuppgifter inom vårt arbete med stöd till elever som inte når kunskapskraven i form av namn, personnummer, program, klass, skola samt stödbehov och insatta stödåtgärder. Det sker i form av till exempel kuratorsanteckningar, protokoll från elevhälsoteamsmöten, utredningar, åtgärdsprogram, handlingsplaner och uppföljningar. Uppgifterna samlas in från till exempel lärare på skolan, elevhälsan samt elev och vårdnadshavare själva. Behandlingen sker med stöd av skollagen.
Friståendeskolor kan för gymnasieelever med omfattande behov av särskilt stöd ansöka om extra resurser från Kalmarsunds gymnasieförbund. I sådana fall behandlas uppgifterna ovan även i den processen.
Uppgifter bevaras i 3år och arkiveras därefter i Kalmar kommuns arkiv.
Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.
4. Kommunalt aktivitetsansvar
Inom det kommunala aktivitetsansvaret följer vi upp ungdomar i åldern 16 år till och med 19 år, som inte är inskrivna i gymnasieskola, anpassat gymnasium eller motsvarande utbildning. Inom det kommunala aktivitetsansvaret behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, e-post, telefonnummer, tidigare, nuvarande och framtids sysselsättning i form av utbildning, arbete, annan tjänstgöring eller aktivitet och eventuella individuella åtgärder. Behandlingen sker med stöd av förordning (2006:39) om register och dokumentation vid fullgörandet av kommunernas aktivitetsansvar för ungdomar.
Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.
5. Kamerabevakning
Kalmarsunds gymnasieförbund arbetar aktivt för trygghet och trivsel. Kamerabevakning är en del av säkerhetsarbetet i skolan. Syftet är att förebygga och förhindra allvarliga händelser samt bidra till en trygg skolmiljö.