Krisberedskapsplanen är ett styrande dokument som syftar till att klargöra roller, ansvar och uppgifter inför en extraordinär händelse¹. Den ska ligga till grund för enheternas krisplaner som varje skolledning har ansvar för att ta fram. Utöver planen gäller särskilt framtagna rutiner, instruktioner och blanketter för olika områden eller händelser, se verksamhetledningssystemet (15 Nödläge - brand - kris). Krisberedskapsplanen används i det förebyggande arbetet inför en kris. Planen revideras varje mandatperiod och fastställs av direktionen.

Hitta på sidan

Planen utgår från ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.” vilket är ett nationellt arbetssätt som har tagits fram av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Syftet är att öka samhällets gemensamma förmåga att hantera olyckor, naturolyckor, el- och telestörningar, smittor och andra händelser och kristillstånd som hotar samhället.

Vad är en extraordinär händelse?

Med en extraordinär händelse avses en händelse som

• Avviker från det normala
• Innebär en allvarlig störning
• Medför överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga funktioner
• Kräver skyndsamma insatser av huvudmannen.

Principer och faser inom krisberedskap

Förbundet måste kunna hantera extraordinära händelser som hotar eller drabbar förbundets verksamheter. Likaså kunna samverka och samordna oss med andra aktörer både lokalt och regionalt.

Tre principer

Samhällets tre generella principer för krisberedskap är ansvarsprincipen, närhetsprincipen och likhetsprincipen. 

• Ansvarsprincipen betonar att den som ansvarar för en verksamhet under normala fredstida förhållanden också har ansvaret för den när en extraordinär händelse inträffar. 
• Närhetsprincipen säger att extraordinära händelser ska hanteras där den inträffar och av de som är närmast berörda och ansvariga. 
• Likhetsprincipen fastslår att under extraordinära händelser bör organisation och  arbetssätt fungera så likt normala förhållanden som möjligt.

Tre faser

Det går att se på kriser i tre faser: 

• förebyggande/förberedande
• akut avhjälpande
• återuppbyggande fas.

Dessa bör ses som cykler som kan ske parallellt och med olika  intensitet beroende på behovet i stunden. Olika aktörer kan befinna sig i olika faser samtidigt.

Förbundets krisorganisation

Verksamheten ska så långt som möjligt bedrivas i sina ordinarie former. Ansvar, organisation, lokaler och arbetsrutiner bör i princip vara detsamma som i den dagliga verksamheten. Krisorganisationen består av förbundets direktion, politisk krisledningsgrupp, central krisledningsgrupp och lokala krisledningsgrupper.

Politisk krisledningsgrupp

Förbundsdirektören samt ställföreträdande förbundsdirektör har, om händelsen kräver, rätt och skyldighet att uppmärksamma ordföranden om att den politiska krisledningsgruppen bör sammankallas. Den politiska krisledningsgruppen består av direktionens arbetsutskott (AU). Förbundsdirektören samt funktioner som förbundsdirektören beslutar om deltar också i dessa möten.

Den politiska krisledningsgruppen ska anpassa verksamheten efter hur händelsen utvecklas. Arbetet ska bedrivas effektivt och organiseras på ett sådant sätt att det finns  en god uthållighet över tiden.

Uppgifter och befogenheter i en skarp kris

• Få en samlad bild från den centrala krisledningsgruppen av läget och därigenom tolka förbundets roll vid en extraordinär händelse. 
• Utifrån information från central krisledning föra dialog med förbundsdirektör för att fatta beslut och fullfölja ansvarsuppgifter.
• Besluta om att överta vissa ansvarsuppgifter från andra beslutsnivåer.
• Fullfölja de uppgifter som förbundet ansvarar för. 
• Fatta beslut om att överta direktionens roll i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. 
• Besluta att de ansvarsuppgifter som den politiska krisledningsgruppen tillfälligt har övertagit från andra nivåer ska återgå till ordinarie beslutsnivå.

Förbundsdirektionens ordförandes uppgifter innan krisen

• Ansvara för att säkerställa att den politiska krisledningsgruppen har förutsättningar och förmåga att hantera en extraordinär händelse.  
• Ansvara för och säkerställa information och dialog med förbundsdirektören. 
• Ansvara för att bedöma om det finns behov av att politisk krisledningsgrupp ska träda i funktion för att under viss tid överta beslutsrätten från andra nivåer. 
• Besluta i ärenden som är så brådskande att ledningsfunktionen i kris avgörande inte kan avvaktas.

Central krisledningsgrupp

Vid en extraordinär händelse kan förbundsdirektören och/eller förbundets ordförande aktivera en central krisledningsgrupp för att stötta den verksamhet som äger den extraordinära händelsen. Det som utmärker den centrala krisgruppen vid en extraordinär händelse är att den ordinarie processen ersätts av ett snabbare agerande. Ett stort antal beslut kan behöva tas och verkställas med kort varsel.

Uppgifter i en skarp kris

• Vara till hjälp för de lokala krisledningsgrupperna.
• Ta fram en samlad bild över den aktuella händelsen. 
• Aktivera organisation och funktioner i central krisledning utifrån den aktuella händelsen. 
• Ta fram information och beslutsunderlag till politisk ledningsfunktion.
• Ansvara för, säkerställa och producera intern och extern kommunikation. 
• Sortera och bearbeta inkommande information och ärenden. 
• Utifrån aktuell händelse bedöma om central krisledning behöver förstärkas med ytterligare kompetens.
• Informera och följa upp verkställda beslut. 
• Säkerställa att beslut når berörda mottagare.
• Dokumentera beslut och händelser. 
• Upprätta central riskbedömning.

Efter krisen

• Följ upp, analysera, utvärdera och dokumentera.
• Ta tillvara på erfarenheter.
• Fullfölj plan för återuppbyggnad (beslutas av förbundsdirektören).
• Återgå till normal status i organisationen

Förbundsdirektörens ansvar och uppgifter

Förbundsdirektören ansvarar för att det finns en lämplig krisledning och har ett övergripande ansvar för krisberedskapen på förbundet.

Innan krisen

• Säkerställa att en analys görs av vilka extraordinära händelser som kan inträffa i verksamheterna och hur dessa händelser kan komma att påverka.
• Säkerställa att den förbundsövergripande analysen redovisas för direktionen. 
• Utse samordnare för den centrala krisledningsgruppen.
• Informera chefer, förbundets medlemskommuner och rektorer om aktuella planer.
• Planera för att ge och ta emot bistånd från andra aktörer när de egna resurserna inte räcker till vid en extraordinär händelse. 
• Planera för att förbundet kan verka även under olika extraordinära händelser  
• som påverkar verksamheten. 
• Säkerställa att alla enheter ha en lokal krisledning med utsedd samordnare. 
• Säkerställa att alla enheter har fungerande krisledningsarbete.

I en skarp kris

• Leda, samordna och besluta på övergripande nivå för tjänstepersoner. 
• Vid behov aktivera central krisledningsgrupp. 
• Utse talesperson/er i dialog med kommunikatör, verksamhetschef och ansvarig rektor/chef.
• Säkerställa att förbundets verksamheter samverkar, att kritiska funktioner kan upprätthållas och att resurser fördelas på rätt plats – även under höjd beredskap.
• Säkerställa att en samlad lägesbild upprättas och uppdateras kontinuerligt efter hur händelsen fortlöper.
• Säkerställa att lägesbilden kommuniceras till berörda parter (externt och/eller internt). 
• Informera direktionens ordförande, alternativt den politiska krisledningsgruppen (om denna är i kraft), om händelsens utveckling. 
• Informera direktionens ordförande och den politiska krisledningsgruppen om behov av förändringar eller beslut behöver vidtas.
• Informera tjänstepersoner i den centrala krisledningsgruppen och/eller lokala krisledningsgruppen om ledningsansvaret förändras. 
• Överväga om bistånd ska ges eller tas från andra aktörer. 
• Verkställa beslut som fattats av ordförande eller den politiska krisledningsgruppen.

Efter krisen

• Säkerställa att extraordinära händelser följs upp, analyseras, utvärderas och dokumenteras. 
• Säkerställa att erfarenheter tas tillvara på och planera för återuppbyggnad. 
• Säkerställa återgång till normal status i organisationen.

Lokal krisledningsgrupp

De lokala ledningsgrupperna (oftast en per skola/verksamhet i organisationen) utser samordnare och dess ersättare. Samordnaren ansvarar för att enheten bedriver ett krisberedskapsarbete.

Uppgifter innan krisen

• Samverka med den centrala krisledningsgruppen i analysen av vilka extraordinära händelser som kan inträffa och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. 
• Ta fram en lokal krisplan för verksamheten. 
• Samverka med andra lokala krisledningsgrupper i krisberedskapsfrågor.  
• Delta, genomföra och utvärdera övningar enligt upprättad utbildnings- och övningsplan.
• Säkerställa att verksamheten kontinuerligt följer upp och utbildar sin personal kring frågor som rör krishantering som inrymning och utrymning. 
• Säkerställa att enhetens krisledning har tillgång till nödvändiga och aktuella uppgifter och telefonnummer till relevanta funktioner/personer.

Uppgifter i en skarp kris

• Vid behov sammankalla lokal krisledningsgrupp. 
• Vid behov utse representanter till förbundets centrala krisledningsgrupp. 
• Informera verksamhetschefen när en allvarlig störning som berör eller hotar förbundets verksamhet har inträffat eller befaras att inträffa. Om en extraordinär händelse berör flera verksamheter, eller på andra sätt är mycket omfattande, ansvarar förbundets centrala krisledningsgrupp initialt för samordningen av krisledningen. Efter beslut av central krisledningsgrupp överlämnas ansvaret till enheten för samordning av krishanteringen.  
• Göra en lokal riskbedömning. Identifiera och bedöma risker för skada och påverkan på människa, miljö och verksamhet.
• Upprätta en samlad lägesbild.

Uppgifter efter krisen

• Ansvara för att ett utvärderingsarbete av enhetens arbete. 
• Ta tillvara erfarenheter och resultat från utvärdering och händelseanalys i syfte att öka verksamhetens krisberedskapsförmåga.

Ta fram en lokal krisplan

Följande ska ingå och beskrivas i skolornas krisplaner: 

• Hur verksamheten ska organisera sig under en händelse. 
• Krisledningsgruppens roller, ansvar, uppgifter och mandat, före, under och efter en extraordinär händelse. 
• Larmrutin (inklusive telefonlista) för hur krisledningen ska aktiveras. 
• Lokaler och alternativ lokalisering för krisledningen. 
• Rutiner för arbetet. 
• Hänvisningar till förbundsgemensamma planer, rutiner, instruktioner och  blanketter (VLS Nödläge - Brand - Kris).
• Verksamhetens planer, rutiner, instruktioner och blanketter eller hänvisningar till  dem i exempelvis VLS ”Nödläge - Brand – Kris”
• Lokal information- och utbildningsplan. 
• Hur planen hålls aktuell genom kontinuerlig revidering.

Information och utbildning

Förbundets verksamheter ska kontinuerligt få information och utbildas för att säkerställa en förmåga att hantera extraordinära händelser.