Krisberedskapsplan med kommunikationsplan i kris är ett styrande dokument som syftar till att klargöra roller, ansvar och uppgifter före, under och efter en extraordinär händelse¹. Utöver planen gäller särskilt framtagna rutiner, instruktioner och blanketter för olika områden eller händelser, se verksamhetledningssystemet (15 Nödläge - brand - kris).

Planen revideras varje mandatperiod och fastställs av direktionen. Det innebär att den gäller fram till dess att direktionen har fattat beslut om en ny plan. Planen är styrande och ska ligga till grund för enheternas krisplaner som varje skolledning har ansvar för att ta fram.

Planen utgår från ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.” vilket är ett nationellt arbetssätt som har tagits fram av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Syftet är att öka samhällets gemensamma förmåga att hantera olyckor, naturolyckor, el- och telestörningar, smittor och andra händelser och kristillstånd som hotar samhället.

Verksamheten ska så långt som möjligt bedrivas i sina ordinarie former. Ansvar, organisation, lokaler och arbetsrutiner bör i princip vara detsamma som i den dagliga verksamheten. Det som utmärker ledningen vid en extraordinär händelse är att den ordinarie processen ersätts av ett snabbare agerande. Ett stort antal beslut kan behöva tas och verkställas med kort varsel.

Vid en extraordinär händelse kan förbundsdirektören och/eller förbundets ordförande aktivera en central krisledningsgrupp för att stötta den verksamhet som äger den extraordinära händelsen. Förbundsdirektören samt administrativ chef har rätt och skyldighet att uppmärksamma ordföranden om att ledningsfunktionen i kris (direktionens arbetsutskott - AU) bör sammankallas. Krisledningen ska anpassa verksamheten efter hur händelsen utvecklas. Arbetet ska bedrivas effektivt och organiseras på ett sådant sätt att det finns en god uthållighet över tiden.

Extraordinär händelse

Med en extraordinär händelse avses en händelse som

• avviker från det normala,
• innebär en allvarlig störning eller medför överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga funktioner, eller
• kräver skyndsamma insatser av huvudmannen.

Krisberedskapens principer och faser

Förbundet måste kunna hantera extraordinära händelser som hotar eller drabbar förbundets verksamheter. Likaså kunna samverka och samordna oss med andra aktörer både lokalt och regionalt.

Samhällets tre generella principer för krisberedskap:

• Ansvarsprincipen betonar att den som ansvarar för en verksamhet under normala fredstida förhållanden också har ansvaret för den när en extraordinär händelse inträffar.
• Närhetsprincipen säger att extraordinära händelser ska hanteras där den inträffar och av de som är närmast berörda och ansvariga.
• Likhetsprincipen fastslår att under extraordinära händelser bör organisation och arbetssätt fungera så likt normala förhållanden som möjligt.

Det går att se på kriser i tre faser; förebyggande/förberedande, akut avhjälpande och återuppbyggande fasen. Dessa bör ses som cykler som kan ske parallellt och med olika intensitet beroende på behovet i stunden. Olika aktörer kan befinna sig i olika faser samtidigt.

Krishanteringsorganisation

Politisk nivå – roller, ansvar och uppgifter

Den politiska ledningsfunktionen vid kris består av direktionens arbetsutskott (AU). Förbundsdirektören deltar i dessa möten.

Uppgifter och befogenheter för ledningsfunktionen i kris:

• Genom den centrala krisledningsgruppen få en samlad bild av läget och därigenom tolka förbundets roll vid en extraordinär händelse.
• Fullgöra de uppgifter som förbundet ansvarar för.
• Fatta beslut om att överta direktionens roll i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning.
• Besluta att de uppgifter som ledningsfunktionen i kris tillfälligt har övertagit från andra nivåer ska återgå till ordinarie beslutsnivå.
  

Förbundsdirektionens ordförande eller vid dennes frånvaro vice ordförande:

• Ansvarar för att säkerställa att ledningsfunktionen i kris har förutsättningar och förmåga att hantera en extraordinär händelse.
• Ansvarar för att bedöma om det finns behov av att ledningsfunktionen i kris ska träda i funktion för att under viss tid överta beslutsrätten från andra nivåer.
• Besluta i ärenden som är så brådskande att ledningsfunktionen i kris avgörande inte kan avvaktas.

Tjänstepersonsnivå – roller, ansvar och uppgifter

Den centrala krisledningsgruppens uppgifter

• Ta fram beslutsunderlag till den politiska ledningsfunktionen.
• Skapa och vidmakthålla en aktuell bild av läget.
• Kommunikation med skolorna.
• Sortera och bearbeta inkommande information och ärenden.
• Intern och extern information.
• Delge och följa upp verkställda beslut.
• Se till att beslut når ut till sina mottagare.
• Dokumentera beslut och händelser.
• Upprätta central riskbedömning
  

Förbundsdirektören

Förbundsdirektören ansvarar för att det finns en ändamålsenlig krisledning och har ett övergripande ansvar för krisberedskap.

Förebyggande

• Säkerställa att en analys görs av vilka extraordinära händelser som kan inträffa och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten.
• Säkerställa att den förbundsövergripande analysen redovisas för direktionen.
• Utse samordnare för den centrala krisledningsgruppen.
• Informera chefer, förbundets medlemskommuner och rektorer på fristående gymnasieskolor om aktuell plan.
• Planera för att ge och ta emot bistånd från andra aktörer när de egna resurserna inte räcker till vid en extraordinär händelse.
• Planera för att förbundet kan verka även under olika extraordinära händelser som påverkar verksamheten.
• Säkerställa att alla enheter ha en lokal krisledning med utsedd samordnare.

Akut situation

• Leda, samordna och besluta på övergripande tjänstepersonnivå.
• Vid behov aktivera central krisledningsgrupp.
• Utse talesperson/er, se nedan.
• Säkerställa att förbundets verksamheter samverkar, att kritiska funktioner kan upprätthållas och att adekvata resurser för detta tilldelas – även under höjd beredskap.
• Säkerställa att en samlad lägesbild upprättas och kommuniceras internt och vid behov externt.
• Informera direktionens ordförande, alternativt den politiska ledningsfunktionen om denna är i kraft, om händelseutvecklingen.
• Informera tjänstepersoner i styrkedjan om ledningsansvaret förändras.
• Informera direktionens ordförande och AU om de behov av förändringar eller delegeringar som krävs.
• Överväga om bistånd ska ges eller tas från andra aktörer.
• Verkställa beslut som fattats av ordförande eller ledningsfunktionen vid kris.

Efter

• Tillse att extraordinära händelser följs upp, analyseras, utvärderas och dokumenteras.
• Tillse att erfarenheter tillvaratas och planera för återuppbyggnad.
• Tillse att säkerställa funktionaliteten i organisation.

Enheternas samordnare av krisledningen

Skolornas ledningsgrupp utser samordnare och dess ersättare. Enheternas samordnare för den lokala krisledningen ansvarar för att enheten bedriver ett krisberedskapsarbete.

Förebyggande

• Samverka med Förbundsdirektören i analysen av vilka extraordinära händelser som kan inträffa och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten görs.
• Upprätta enhetsspecifik krisplan som grundar sig på denna plan (bilaga 2).
• Samverka med andra enheter i krisberedskapsfrågor.
• Delta, genomföra och utvärdera övningar enligt utbildnings- och övningsplan (bilaga 1).
• Säkerställa att enhetens krisledning har tillgång till nödvändiga och aktuella uppgifter och telefonnummer till relevanta funktioner/personer.

Akut situation

• Vid behov sammankalla krisledningen.
• Vid behov utse representanter till förbundets centrala krisledningsgrupp.
• Informera förbundsdirektören när en allvarlig störning som berör eller hotar förbundets verksamhet har inträffat eller befaras inträffa. Om en extraordinär händelse berör flera enheter eller på andra sätt är mycket omfattande ansvarar förbundets centrala krisledningsgrupp initialt för samordningen av krisledningen. Efter beslut av central krisledningsgrupp överlämnas ansvaret till enheten för samordning av krishanteringen.
• Identifiera och bedöma risker för skada och påverkan på människa, miljö och verksamhet (lokal riskbedömning).
• Upprätta en samlad lägesbild.

Efter

• Ansvara för att ett utvärderingsarbete av enhetens arbete.
• Ta tillvara erfarenheter och resultat från utvärdering och händelseanalys i syfte att öka verksamhetens krisberedskapsförmåga.

Kommunikationsplan i kris

Målet med förbundets kriskommunikation är att kunna förmedla en tillgänglig, tydlig, trovärdig och korrekt lägesbild till de som berörs exempelvis personal, elever, vårdnadshavare, allmänheten, samarbetspartners, massmedia, kommuner och myndigheter. Krisinformation som bygger på öppenhet stärker trovärdigheten för förbundet och bidrar till att öka förståelsen för situationen och för hur den hanteras.

Gymnasieförbundet ska ge en tydlig och strukturerad kommunikativ lägesbild, det vill säga det som förbundet beslutat ska kommuniceras ut till respektive målgrupp. Det ska framgå vilka kommunikationsbehov som finns för varje målgrupp, vilka kommunikationsinsatser som planeras för dessa målgrupper och som är aktuella för krisinformationen. För att nå ut med budskap under en extraordinär händelse krävs det både en tydlig avsändare och ett välformulerat huvudbudskap. Detta ska framgå i en kommunikationsplan för varje specifik extraordinär händelse. Krisinformation från förbundet ska alltid bygga på såväl relevant som verifierad information och fakta.

Talesperson

Vid en extraordinär händelse ska en eller flera talespersoner utses redan i ett tidigt skede. Vid en omfattande händelse kan det bli aktuellt att ha flera talespersoner med olika ansvarsområden. Till exempel kan det vara bra att ha en person som förmedlar information till personalen, publicerar på hemsidorna och en person som tar hand om medias frågor. I sådana situationer är det viktigt att budskapen samordnas för att mottagarna ska kunna få en så uppdaterad, samlad och korrekt bild av händelsen som möjligt. Förbundsdirektören utser i samråd med kommunikatören talesperson/er.

Kanaler för kriskommunikation

Det är viktigt att snabbt nå ut med relevant och korrekt krisinformation vid en extraordinär händelse. Målgruppen för krisinformationen är avgörande för vilken eller vilka kanaler som används. Krisinformation till elever och personal är alltid prioriterad, men då massmedia har en central roll som informationsförmedlare till både allmänheten, elever, vårdnadshavare och personal är det viktigt att även tillgodose massmedias behov. Vid en extraordinär händelse måste ibland även andra målgrupper beaktas till exempel myndigheter, kommuner, organisationer, samarbets- och avtalspartners.

Huvudkanal och samlad information

Förbundets huvudkanal för krisinformation är hemsidan gyf.se och förbundsövergripande sociala medier. I kanalerna ställs det även höga krav på att snabbt svara på frågor och inlägg. Om det inte finns möjlighet att svara på frågor och inlägg ska detta tydligt framgå.

I syfte att hålla samman krisinformationen i sociala medier utifrån den kommunikativa lägesbilden, ska inlägg innehålla hänvisningar till gyf.se där samlad krisinformation finns och där uppdateringar sker kontinuerligt. På så sätt minskar risken för att gammal information sprids i kanalerna.

Ansvar för kriskommunikation

Ansvaret för kriskommunikation i förbundet kan delas in i en central respektive lokal nivå där samordning utgör en viktig länk. Ansvars- och rollfördelningen bygger på prioriterade uppgifter före, vid den akuta situationen och efter en extraordinär händelse.

Förbundsövergripande ansvar

Vid en händelse på förbundsövergripande nivå ansvarar förbundets centrala krisledningsgrupp och kommunikatör för det strategiska och operativa kriskommunikationsarbetet. Det omfattar även samverkan och samordning med externa aktörer som till exempel andra myndigheter. Vid händelser som berör eller kan drabba flera skolor ansvarar kommunikatören för att kriskommunikationssamverkan med berörda omgående kommer igång.

Lokalt ansvar

Vid en händelse på skolnivå ansvarar i första hand berörd skola för det lokala kriskommunikationsarbetet i enlighet med ansvarsprincipen. Ansvaret gäller både operativt och strategiskt arbete. Det lokala ansvaret omfattar även samverkan med kommunikatören i syfte att säkerställa spridningen av krisinformationen.

Samordning av kriskommunikation

I samband med en extraordinär händelse där flera verksamheter är påverkade har central krisledningsgrupp ansvaret för att samordna kriskommunikationsarbetet och fatta beslut om strategisk kriskommunikationsinriktning. Det gäller även i situationer då endast en verksamhet är berörd men då det finns risk för synnerlig påverkan för hela förbundet.

Utifrån händelsens karaktär och omfattning har dock den centrala krisledningsgruppen mandat att utifrån närhetsprincipen föra över samordningsansvaret till den skola som har störst verksamhet (flest anställda) på den geografiska platsen där störningen förekommer. Beslut att överföra samordningsansvar för kriskommunikation till skola kan ske även vid händelser där den centrala krisledningsgruppen fortsätter att ansvara för samordning
av krisledningen.

Förbundsdirektörens ansvar för kriskommunikation

Förebyggande

• Ansvara för att säkerställa att förbundskansliet bemannas med kommunikatör med för uppgiften relevant utbildning.

Akut situation

• Ytterst ansvarig för kriskommunikationen till allmänheten, elever, vårdnadshavare, personal, myndigheter, kommuner, organisationer, samarbets- och avtalspartners.
• Ansvar för att vid allvarliga extraordinära händelser utse talespersoner i samråd med kommunikatören.
• Ansvarar för att aktuell Krisberedskapsplan med kommunikationsplan i kris finns tillgängliga både i VLSen och som pappersdokument hos respektive verksamhet.

Kommunikatörens ansvar för kriskommunikation

Förebyggande

Ansvara för att en mall för kommunikationsplan i kris är upprättad och publicerad i VLS.

• Ansvara för att kanaler är tillgängliga och aktuella.

Akut situation

• Säkerställa att en samlad kommunikativ lägesbild upprättas och kommuniceras internt och vid behov externt.
• Ansvara för att vid allvarliga extraordinära händelser utse talespersoner i samråd med förbundsdirektören.

Efter

• Säkerställa att det kriskommunikationsarbetet följs upp, analyseras, utvärderas och dokumenteras i syfte att tillvarata erfarenheter.

Enheternas samordnare av krisledning

Förebyggande

• Säkerställa att det för skolan finns en utpekad talesperson och delaktighet vid eventuell förbundsgemensam samverkan/samordning av kriskommunikation.

Akut situation

• Säkerställa att pågående kriskommunikationsarbete sker i enlighet med denna plan och den lokala krisplanen.
• Säkerställa att en kommunikativ lägesbild tas fram för skolan som kan delas med förbundets kommunikatör.
• Utvärdera löpande det lokala kriskommunikationsarbetet.

Efter

• Säkerställa att det lokala kriskommunikationsarbetet följs upp och utvärderas.

Skolans talesperson

Akut situation

• Kommunicera kommunikativ lägesbild för skolan i samråd med förbundets kommunikatör.
• Ansvara för lokal krisinformation till berörda målgrupper.